A raiz de la pandemia del virus COVID-19 se ha acelerado la implementación de muchos trabajo en los cuales es posible el teletrabajo. De esta forma muchos trabajadores, pequeñas oficinas,.. pueden seguir trabajando desde casa casi en las mismas condiciones que si se encontraran en su oficina. Esperamos este documento sirva a todas aquellas pequeñas y medianas empresas a implementar rutinas de trabajo a marchas forzadas debido al virus Covid-19

Entendemos que en ocasiones es necesario el trabajo físico y «hacer cosas» que no pueden realizarse a través de un ordenador. Aunque estamos seguros muchas partes de la gestión de una empresa: presupuestos, control de clientes, compras, ventas,.. pueden realizarse remotamente y esperamos el siguiente documento pueda ayudarte.

 

Teletrabajo con teléfono

Para comenzar este documento vamos a comentar algo que damos por obvio, pero hasta aproximadamente el año 2.000 y el surgimiento de la telefonía móvil solo era posible hablar con nuestros clientes si nos encontrábamos delante de nuestro teléfono fijo. Gracias a la telefonía móvil podemos hablar o incluso realizar vídeo-llamadas desde cualquier lugar nos encontremos, para estar en contacto permanente con nuestros clientes y compañeros de trabajo

Utiliza siempre que sea posible telefonía móvil, desvía las llamadas de tu teléfono fijo al móvil para no perder ninguna llamada de tus clientes.

 

Teletrabajo con correo electrónico

Otra forma de comunicación con nuestros clientes, proveedores,.. suele ser el correo electrónico.  Utiliza proveedores de correo electrónico como gmail, hotmail, yahoo,.. para poder desde tu teléfono móvil y en ordenadores a la vez contestar a todas las consultas. Es decir accede a todos los mensajes desde un ordenador del trabajo, móviles, ordenador de casa, e incluso varios usuarios de manera simultánea.

Si utilizas un correo electrónico propio, es decir con un nombre de dominio, no debes tener problema para integrarlo dentro de gmail.com y acceder desde varios ordenadores sin mayor problema

A nivel de seguridad no debes preocuparte por gmail.com ya que permite la seguridad en 2 pasos, siendo posible verificar los nuevos equipos donde se añada.

 

Teletrabajo compartiendo ficheros

En ocasiones puedes necesitar documentación, fichas técnicas, presupuestos,.. y estos pueden encontrarse en el ordenador del trabajo sin ser posible acceder desde otro lugar.  Utiliza para solucionar este problema servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, Amazon Cloud drive, OneDrive, iCloud,.. La mayoría tienen almacenamientos gratuitos entre 5-15Gb y permiten capacidades de hasta 2Tb.  Puedes compartir el contenido de los ficheros en la nube, carpetas… y demás datos necesites con las personas ya tengan acceso o dar acceso compartiendo algunas carpetas con otros usuarios.

Google Drive incluye Software gratuito para la edición de textos, hojas de cálculo y otras aplicaciones desde su entorno, por lo que no necesitas instalar un Software adicional.

Si necesitas mayor capacidad o necesitas gestionar el servidor puedes utilizar un disco duro en red NAS conectado a Internet en tu oficina para que accedan los diferentes usuarios

Teletrabajo con software de gestión

Si necesitas trabajar con algún Software específico y solo lo tienes instalado en un ordenador de la oficina, deberás instalarlo en los diferentes equipos con los cuales quieras trabajar. Una interesante idea es instalar el software en una memoria USB y así poder utilizarla desde varios ordenadores.  Compartiendo los datos comunes en un servidor en la nube varios usuarios podrán trabajar de manera simultánea.

De esta forma puedes utilizar un mismo software (CRM, presupuestos, facturación, diseño,…) instalado en varios equipos y compartir los datos de una manera común para todos los usuarios

Si no fuese posible acceder al Software de esta forma más adelante te explicaremos como funciona un VPN

Teletrabajo observando con cámaras de vigilancia

Si por cualquier motivo no puedes acudir al trabajo, pero necesitas observar que ocurre mientras estás fuera, es una excelente idea instalar un sistema de cámaras de vigilancia para observar remotamente que está ocurriendo. En zoominformatica.com puedes ver un amplio catálogo con cámaras de vigilancia de interior, exterior, con sonido, zoom, grabación y con todas las características puedes necesitar para adaptarse a tus necesidades.  De esta manera podrás observar lo que ocurre en tu trabajo aunque te encuentres a cientos de kilómetros de distancia.

Teletrabajo: Encender ordenador y equipos remotamente

En algunas ocasiones es necesario poder encender o apagar algún equipo en nuestro trabajo remotamente. Por ejemplo encender una impresora, o un producto eléctrico debe realizarse en un momento o forma concreta.  Para ello puedes utilizar un enchufe WiFi y desde una APP en tu teléfono móvil encender, apagar o programar el encendido y apagado automático.

Si buscas un sistema un poco más personal para el control de diferentes salidas, disponemos relés con conexión inalámbrica que conectados en alarmas WiFi como AZ019 permiten la activación de una salida de relé concreta. De esta manera puedes conectar un relé de mayor potencia en la salida necesites y controlar remotamente casi cual producto eléctrico.

 

Como encender un ordenador remotamente

En ocasiones algunos productos como un ordenador no es posible encenderlo o apagarlo remotamente, porque con un enchufe WiFi podrás conectar la corriente o desconectarla, pero no realizar la pulsación del botón de encendido. Para solucionar este problema puedes utilizar una tarjeta de red Wake On LAN y realizando una configuración en la BIOS y desde tu teléfono móvil podrás encender y apagar un ordenador remotamente.

Teletrabajo a través de VPN – TeamViewer

En los anteriores puntos hemos tratado como compartir el teléfono, ficheros, carpetas y el correo electrónico con otros equipos. Pero en ocasiones es necesario acceder a programas y para ello solo es posible que el software esté instalado en el nuevo equipo. Aunque hay ocasiones que esto por algún motivo no es posible instalar el Software y es necesario acceder a nuestro equipo desde otro lugar.

Para solucionar este problema puedes utilizar una VPN o red privada virtual, aunque si este nombre no te dice demasiado o crees que puede ser complicado, es tan sencillo como instalar el Software Team Viewer. Este Software creará una conexión segura entre ambos equipos para poder acceder a toda la información remotamente.  Es un Software muy seguro presente desde el año 2005 y el cual tiene varias versiones para empresas, siendo gratuito para particulares. Mediante este sistema podrás acceder al ordenador necesitas remotamente a través de tu equipo en otro lugar.

 

Conclusiones sobre el teletrabajo

Esperamos te hayan gustado las sugerencias te hemos realizado para poder hacer frente a tu trabajo cuando las condiciones no son fáciles y no puedes acceder a tu equipo físicamente.

¿Tienes algún comentario sobre estas formas de teletrabajar o quieres sugerirnos alguna forma de trabajar a distancia? no dudes en dejarnos un comentario en este blog.