En este documento se explicará como instalar y manejar un software control de presencia. El sistema permite comunicarse con lectores de huella, tarjetas de proximidad para registrar a los trabajadores. Es un programa gratuito en idioma Castellano que incluye iconos y de forma puede manejarse de manera muy clara e intuitiva para el control horario laboral. Se explicará como realizar todas las funciones paso a paso en el software y finalmente como resolver problemas puedan ocurrir en el manejo del software. AMS se trata un software que puede ejecutarse en Windows 98, Windows 2000, XP, Vista, 7, 10,… pero no es compatible con Linux / Unix.
En este documento vamos a tratar el proceso completo desde la instalación hasta como dar de alta trabajadores, proceso de fichar, y como obtener informes de asistencia al trabajo.
Mediante este software podrás gestionar en un sistema operativo todos los registros de un control de accesos como los siguientes:
Requisitos básicos programa control horario laboral
El software puede ejecutarse en Windows 2000, Windows XP y Windows Vista. Aunque en Windows Vista el software necesita autorización de Microsoft Access.
Puedes descargar el Software para acceder directamente o copiar la carpeta con su contenido.
Requiere al menos 100Mb de espacio disponible en disco duro y un procesador al menos 133Mhz
Instalación programa control horario laboral
Inserta el CD-ROM en tu unidad o descarga directamente en contenido. Accede con el CD y haz doble clic en el fichero instalación Setup.exe
El asistente instalación te guiará sobre el proceso, solo debiendo pulsar Siguiente para continuar.
Selecciona ruta de instalación y pulsa en “Siguiente”
El sistema comenzará la instalación del programa
Haz clic en finalizar para completar la instalación
Registro y primeros pasos con programa control horario laboral
Registro programa control horario laboral
Pincha sobre el acceso directo “Attendance Management System” del escritorio
La cuenta por defecto de acceso es system, sin contraseña de acceso.
Pulsando en el botón de tres puntos … puedes cambiar el idioma del programa, hasta aparecer Español.
Sistema ventanas programa control horario laboral
El software está basado en un sistema de ventanas. El usuario puede inter actuar con el sistema a través de cada ventana. Al acceder a algunas funciones del programa aparecerá una nueva ventana con nuevas funciones que variarán según que acciones puede realizar.
Tras identificarte mostrará la ventana principal. Por cada opción mostrará una nueva ventana
Ventana principal software control accesos
La ventana principal consiste en: título, menús desplegables, accesos directos, pantalla información y barra de estado.
- La barra de título mostrará el nombre del software.
- Los menús superiores incluyen todas las funciones del software.
- Los accesos directos tienen las opciones más comunes.
- En la pantalla aparecerá toda la información referente al software
- En la parte inferior aparecerá información como la fecha y hora
Sub menú software control presencia
Un sub menú aparecerá en la parte inferior cuando selecciones una opción del programa. El diseño puede variar pero en la mayoría de los casos tiene una similar apariencia. La mayoría de menús tienen iconos para realizar las funciones más habituales como puede ser Agregar, Borrar, Cerrar….
Asistente software
El sistema incluye un asistente el cual te guiará sobre como utilizar el software. Siguiendo el asistente conocerás que parte debes ir configurando en el programa en su orden correspondiente.
Al pulsar sobre el botón del asistente aparecerán tres pasos.
Por ejemplo, hasta no crees los departamentos de la empresa no podrás crear los trabajadores que se incluyen en cada departamento.
Una flecha azul te indicará el orden de lo que debes introducir en cada momento. Haz clic sobre el icono señala la flecha para completar este paso.
Al finalizar un paso de la configuración la fecha se marcará en color azul confirmando has realizado este paso.
A continuación la flecha azul se moverá al siguiente módulo debes completar para dejar en funcionamiento la aplicación.
Para salir del asistente solo haz clic en la imagen “Salir” o en la cruz de la esquina superior derecha
Control de departamentos empresa en software control horario laboral
Desde el control de departamentos puedes manejar diferentes partes de la empresa en el sistema.
El usuario puede añadir, modificar y borrar departamentos des de esta función. Debes configurar al menos un departamento para añadir trabajadores sobre él.
Como añadir un nuevo departamento
Para añadir un departamento de la empresa haz clic en el botón “Agregar”
Debes introducir obligatoriamente:
- Número de departamento.
- Nombre identifique al departamento como por ejemplo, Administración, o Fabricación.
- Y opcionálmente si está incluido dentro de un departamento a su vez.
Haz clic en “guardar” para conservar los cambios.
Tras realizar la configuración aparecerá el departamento creado
Añadir sub departamento
Puedes añadir departamentos por debajo de un departamento previamente creado. De esta forma crearás un jerarquía entre departamentos. Por ejemplo puedes crear un departamento llamado Administración que incluye sub departamentos de Contabilidad y Ventas. El departamento de Administración puede estar al mismo nivel de un departamento llamado Fabricación. Y de manera similar dentro de Fabricación puedes crear sub departamentos con los distintos apartados de la fabricación en la empresa.
Puedes configurar varias organizaciones o empresas.. Cada empresa tendrá sus propios departamentos. Por ejemplo puedes configurar 2 empresas, una llamada ABC, y otra DEF cada cual con sus propios sub departamentos de ventas, administración. Más adelante puedes asignar los mismo o diferentes trabajadores en cada departamento.
Para crear la jerarquía necesitas seleccionar un departamento superior durante la configuración.
El nuevo departamento Account Department será creado bajo la compañía ABC, dejando las otras empresas sin relación con este departamento.
Modificar o borrar departamento de la empresa
Para modificar un departamento creado selecciona con el ratón el departamento y pulsa sobre Modificar
Para borrar un departamento selecciona el departamento con el ratón y pulsa en el botón superior “Borrar”
Manejo trabajadores en software control de presencia
“Personal” incluye todas las funciones relacionadas con trabajadores, como añadir, borrar y modificar información de los mismos.
Puedes añadir trabajadores desde esta opción, siendo uno de los atributos el identificador ID. Como este identificador puede utilizarse una huella dactilar o una tarjeta de proximidad. Por ejemplo el numero de trabajador es MIS001 y el identificador es 7. Lo que significa la huella o tarjeta de identificación pertenece al usuario 7 el cual corresponde con MIS001
De una manera más ágil puedes acceder al control de trabajadores haz clic en el acceso directo Personal
A continuación veremos como añadir trabajadores a los diferentes departamentos. Si un trabajador está añadido en otro sub departamento puedes marcar la casilla “Mostrar sub Departamento” para ver en que sub departamento está incluido del árbol. Ya que por defecto solo aparecerán los trabajadores del departamento estas accediendo.
Añadir trabajador en software control horario laboral
Al acceder a la ventana de trabajadores pulsa sobre Agregar para añadir un nuevo empleado.
En la pantalla de introducción datos puedes añadir la información referente a cada trabajador. Algunos de datos son obligatorios mientras que otros son opcionales. Los campos obligatorios son:
- Nombre del trabajador
- Personal número
- Departamento donde ubicar el trabajador.
- Usuario ID (Identificador usuario)
El resto de datos son opcionales y pueden ser útiles para tener más información del trabajador en el Software. Introducir estos datos no son obligatorios para el uso normal del programa.
Algunos de los datos permite introducir son:
- Apellido
- Segundo apellido
- Fecha alta
- Sexo
- Tipo salario
- Grado
- Estado civil
En la pantalla para introducir la información observarás tres pestañas en la parte superior : Base Info, Otro Info, Remarcar. En cada pestaña puedes introducir información relevante con el trabajador.
Puedes hacer clic en cada pestaña para ver el contenido
Otra datos sobre trabajador
La página Otro Info incluye información menos importante de cada trabajador. Es opcional introducir o no esta información. Incluyendo datos como :
- Direcciones
- Código postal
- Teléfono
- Residencia
- Nacionalidad
- Profesión
Datos trabajador sobre huella o tarjeta proximidad
La tercera página “Remarcar” permite añadir información del trabajador y ver la huella dactilar añadida, o tarjeta proximidad si la posee.
Si el usuario ha añadido dos huellas en el dispositivo, el software mostrará 1, y 2 mostrando la primera y segunda huella añadida. La secuencia en la cual aparece no es la misma que en la mano del trabajador
El campo “Admin” informa el usuario al que se ha asignado la huella o tarjeta de proximidad es el administrador. Si se trata del administrador aparecerá el texto “Verdadero” y si no lo es “Falso”
El campo “Contraseña” muestra la contraseña en la huella dactilar tarjeta de proximidad. No mostrará el contenido exacto de la contraseña y únicamente mostrara un número de estrellas * cubriendo la
contraseña.
Finalmente el campo de tarjeta mostrará el número de tarjeta en hexadecimal.
Al introducir toda la información necesaria del trabajador puedes hacer clic en el icono “Guardar” para guardar la información en la base datos .
Modificar datos trabajador en software control horario laboral
Una vez dado de alta un trabajador, para modificar la información de un usuario selecciona el trabajador del listado y pulsa sobre el icono Modificar . Tras ello podrás modificar los mismos valores introducidos previamente.
Borrar datos trabajador software control horario laboral
Para borrar un trabajador, de manera similar a modificar los parámetros haz clic en el trabajador y pulsa sobre “Borrar” . Un mensaje de confirmación te preguntará antes de borrar el trabajador o cancelar la operación.
Ten en cuenta una vez borrado el trabajador no podrá recuperarse
Configuración trabajadores resignados software control horario
Esta función se utilizará para dejar configurados los trabajadores en la base de datos pero no ser necesario su control, como por ejemplo estar de baja.
Normalmente comenzaremos editando los trabajadores con el atributo “Renunciar” mejor que borrando directamente. Los trabajadores “Renunciar” no se mostrarán en el listado de trabajadores al menos que se active la función para mostrarlos “Mostrar Resignado Personal”.
Los trabajadores resignados serán excluidos de los informes a no ser se indique lo contrario. Sin embargo todos los registros de ellos serán guardados en el sistema.
Para modificar el atributo a “Renunciar” selecciona un trabajador y pulsa el icono Modificar
Marca la casilla “Renunciar” , y a continuación confirma la acción.
Selecciona “Si” para establecer este atributo o “No” para abortar la acción. Cuando confirmes el atributo de resignación podrás ver los campos o modificarlos.
Excepto la fecha de resignación puedes introducir otros valores como los razones de la baja.
Los trabajadores resignados no se mostrarán en los listados al menos que marques la casilla “Mostrar Resignado Personal”
Manejo dispositivo control horario
Desde Dispositivo puedes acceder a cada registro de un control presencia. Mediante un control de presencia conectado puede leer las huellas, rostro, tarjetas,.. para identificar el trabajador. El software se encargará de gestionar esta información. Puedes añadir, modificar, borrar un dispositivos desde este módulo.
Algunos modelos compatibles son
Agregar dispositivo control horario en software
Para añadir un nuevo dispositivo pulsa sobre Agregar
Cada control de presencia se corresponde con un número de dispositivo. Selecciona un único número e introduce un nombre identificado para poder asociarlo fácilmente.
Es necesario configurar el modelo al cual esta conectado.
Según el modelo selecciones afectará a la comunicación entre el dispositivo y el ordenador. Por esta razón elige correctamente el dispositivo seleccionado.
Finalmente necesitas marcar la casilla de comunicación “Red” si decides comunicar el dispositivo mediante TCP/IP.
Si realizas la conexión mediante COM o USB no marques esta casilla.
Configuración IP, puerto, baudios dispositivo en software control laboral
Para una conexión TCP/IP necesitas introducir la dirección IP, puerto y contraseña. La dirección IP debe ser la misma con la cual está conectada el dispositivo.
El puerto debe ser el mismo en el cual está conectado. Dependiendo del modelo control de presencia normalmente suele ser 5005. Si has modificado el puerto en el dispositivo deberás aquí también indicarlo.
Para finalizar la contraseña debe ser la misma de acceso al dispositivo. La contraseña por defecto en el software es 0 aunque puedes modificarla desde el dispositivo.
Para conexiones COM/USB no marques la casilla “Red” e introduce el puerto y velocidad en baudios.
Cuando conectes el cable RS232 al ordenador el sistema operativo le asignará un puerto de comunicaciones.
Puedes comprobar el puerto desde el sistema operativo. En selecciona Administrador de dispositivos y busca en el listado COM o LPT. Utilizando el ratón haz clic en la flecha para ver más información donde podrás ver el puerto conectado. Una vez conozcas el puerto puedes regresar al software para introducir el puerto de comunicaciones COM
Si el control de presencia se conecta mediante USB no debes marcar la casilla “Red” e introducir cualquier puerto o velocidad en baudios.
El software comprobará si la comunicación es mediante un puerto COM o USB
Una vez has introducido correctamente todos los campos haz clic sobre el botón “Guardar” para conservar los datos en el software.
Dispositivo control horario configurado software horario laboral
Los datos guardados del control de presencia configurado aparecerán en la parte inferior de la ventana. Mostrando su dirección IP, puerto y nombre del dispositivo.
Comunicación desde Software con dispositivo control presencia
La comunicación con el dispositivo opciones permite realizarse mediante un lector de huella dactilar o un dispositivo lector tarjeta proximidad. Mediante esta configuración puedes comunicar el dispositivo encargado de leer las huellas, tarjetas,.. con el software para intercambiar los datos registrados. De esta forma el software puede conocer los datos está obteniendo el dispositivo de control accesos.
Para activar esta comunicación haz clic en el icono “Bajar”
La ventana de descarga se mostrará de la siguiente manera tras pulsar el botón.
En la parte izquierda puedes ver un árbol con los dispositivos has añadido. Cada dispositivo tiene un cuadrado lo que significa si se esta comunicando con el dispositivo.
Aparece una opción “Seleccionar dispositivo” que quiere decir seleccionar todos los dispositivos.
En la parte superior de la ventana puedes ver las opciones de comunicación que permite.
En la parte media puedes ver una lista de opciones en la barra de herramientas para lectura, configuración, conexión USB y configuración administrador con el dispositivo lector.
Funciones más utilizadas comunicación programa control horario con dispositivo
Los botones más utilizados están localizados en la mitad de la parte parte derecha. Se utilizan de manera frecuente por el usuario como: Bajar Registros, Borrar todos registros, Borrar Registros, Bajar Plantilla, Cargar plantilla, Borrar plantilla.
Para descargar transacciones de datos, haz clic en el botón “Bajar registros”. De esta forma los datos relevantes de acceso almacenados en el control de presencia se descargará en el software.
Esta acción solo puede realizarse una vez, es decir una vez movidos al software desde el control accesos no pueden volver a descargarse.
Si en tu ordenador has vuelto a instalar el software y necesitas descargar de nuevo los datos, debes seleccionar “Bajar todos los registros”. Este botón descargará todos los registros de la memoria interna. Al menos se borren los datos siempre podrás descargar todos los datos guardados en el control de presencia.
Ten precaución al utilizar la función de “Borrar Registros” ya que esta acción no puede deshacerse. Al utilizar esta función un mensaje te pedirá confirmación antes de borrar
Podemos tener más de un control de presencia en una misma red local. En este caso se puede descargar la huella o leer la tarjeta de diferentes dispositivos.
El botón “Bajar plantilla” descargará las huellas dactilares al software. Además si el usuario ha añadido su tarjeta de proximidad o contraseña también será añadida al software.
Podrás ver el número de tarjeta pero no el contenido exacto, por seguridad el sistema mostrará el símbolo asterisco * para no ser visible.
El botón “Borrar plantilla” borrará la huella dactilar, tarjeta y contraseña en el dispositivo. Solo borrará aquellos registros encontrados con la ID en el software, no viéndose afectados huellas de
otros usuarios.
Accesos directos comunicación con control accesos
En esta barra de tareas utilizaremos botones con funciones menos frecuentes.
Las primeras dos funciones son: Leer Hora y Fijar hora:
- Leer hora obtiene la hora del dispositivo control de accesos. Fijar Time configura la hora del dispositivo. Al descargar datos desde el dispositivo el sistema configurará la hora la primera vez accedas
a la configuración. - Leer Nombre obtiene el nombre de usuario del dispositivo. Cuando instalas el control de presencia por primera vez no mostrará nombre, solo aparecerá identificador ID. Por lo que la primera vez vez debes utilizar Fijar hora para poner nombre al dispositivo.
- U Disk Importar se utiliza para obtener información a través del puerto USB. En algunos casos no se utiliza conexión TCP/IP o puerto COM y se realiza la conexión mediante un cable USB
- El botón Borrar Admin se utiliza par borrar los datos del supervisor en el control de presencia. Cuando el supervisor no está disponible y el usuario no puede acceder al menú puedes utilizar esta función para borrar el supervisor y asignar este privilegio a otro usuario.
- Fijar Admin hará lo contrario de Borrar Admin, asignando a un nuevo usuario los privilegios administrador del dispositivo.
Introduce el identificador ID del usuario quieres asignar los atributos supervisor y pulsa en “Start”.
Menú superior comunicación con dispositivo programa control horario laboral
Si lo necesitas puedes acceder a un menú superior que en ocasiones puede ser útil.
El formato del menú superior está desarrollado en desplegables hacia abajo. Al pulsar en un título se desplegará una lista de opciones disponibles.
Monitorización online datos control laboral
En el apartado Datos puedes ver la opción “Download online” que se utiliza para ver todos los dispositivos seleccionados y descargar los datos inmediatamente.
Los datos del dispositivo lector se actualizarán en tiempo real en un periodo de tiempo indicado mostrando su información desde el software.
Al seleccionar esta opción el sistema preguntará intervalo de tiempo en segundos entre cada monitorización. El intervalo por defecto es 1 segundo.
Marcar sobre la casilla “Display” para ver como se realizan los mensajes de la conexión. Al confirmar el intervalo pulsa el botón “Start” para comenzar en modo online.
El sistema comprobará todos los dispositivos seleccionado en el intervalo de 1 segundo
Cuando un usuario aproxime su dedo al lector , los datos serán recogidos inmediatamente.
Puedes detener la monitorización pulsando el icono “Stop” durante cualquier momento del proceso.
Configuración dispositivo control horario laboral
El siguiente desplegable es “Setup” utilizado para la configuración del dispositivo.
La primera opción es “Borrar Todos Enrolar Datos” utilizada para borrar datos en el dispositivo independientemente de la ID localizada en el software. Es una función diferente de “Borrar perfil”. Ya que esta ultima función solo borrará los datos de aquellos usuarios localizados en el software. Por esto la función “Borrar todos Enrolar Datos” borra los datos almacenados en el control de accesos.
Configuración aviso timbre control horario laboral
Otra opción interesante en el menú es “Campana” para establecer una hora en la cual suene el timbre. Puede ser de utilidad para configurar el software que emita un aviso a la hora de entrada o salida.
En la configuración de «Campana» puedes escribir la hora y minuto en el cual sonará el timbre. Introduce la hora pulsa el botón “Enable” para activar la función.
Cuando finalices la introducción de datos pulsa el botón “write” para fijar la hora del dispositivo. También puedes hacer clic en el botón “read” para leer la hora configurada del timbre en el dispositivo.
Configuración horarios software control laboral
El tercer menú se utiliza para el control de zonas horarias. Mediante esta opción puedes controlar las horas en las cuales un trabajador accede con la huella, tarjeta o contraseña.
Puedes ver 4 opciones diferentes.
- Hora zone. Permite horas por día de la semana.
- Hora Grupo. es un grupo que tiene como máximo de Zonas horarias (TimeZone).
- Usuario vs Hora zone permite asignar una zona horaria de un grupo a un usuario.
- Hora Coincidir permite una combinaciones de grupo para abrir una puerta.
Hora Zone
Al seleccionar “hora zone”, aparecerá una ventana con zonas horarias. En esta ventana puedes ver el dispositivo. Si has configurado más de un dispositivo puedes elegir otro diferente.
La zona horaria comprende las horas de acceso. Permite un máximo de 50 zonas horarias, cada zona permite un rango de Lunes a Domingo
Por ejemplo puedes permitir el acceso durante los sábados de 08:00 hasta 14:00, lo que significa el usuario solo puede acceder en este horario incluido.
Si el usuario ficha fuera de este horario se producirá un fallo. Al modificar la configuración necesitas regresar al dispositivo. Los botones “Write Current Timezone” y “Write All Timezone” guardarán estos horarios en el dispositivo.
- Write Current TimeZone solo guardará en el dispositivo el actual horario
- Write All Timezone guardará todos los 50 horarios en el dispositivo
De manera inversa puedes leer del dispositivo los horarios con los 2 botones “Read Current Timezone” y “Read All Timezone”
Hora Grupo
Cuando has finalizado la configuración de zona horaria, puedes además configurar un grupo para incluir diferentes zonas horarias.
Puedes tener un máximo de 5 grupos horarios. Cada grupo horario tiene un máximo de 3 zonas horarias.
El sistema generará 5 grupos horarios automáticamente cuando crees un grupo. El nombre del grupo es un número que puedes modificar desde “Set Group Name”
Para añadir una zona horario en el grupo señalado, señala un zona horaria y haz clic en el icono de la flecha izquierda.
Por el contrario si quieres quitar una zona horaria de un grupo haz clic en la flecha derecha.
Para finalizar necesitas guardar los datos en el dispositivo. Haz clic en el icono “Write device”
De manera inversa puedes marcar la casilla “Read Device” para recuperar los datos en el control de presencia.
Usuario vs Hora Zone
Cuando tienes una zona horaria en un grupo horario, necesitas asignar cada uno a los trabajadores. Cada trabajador se le puede asignar 1 horario de grupo y 3 zonas horarias. Si un trabajador se ha asignado dos zonas horarias diferentes puede abrir la puerta en cualquiera de los 2 horarios, es decir se unen los horarios mediante la opción “o”, indicando un horario u otro.
Por ejemplo puede ser si un usuario se ha asignado al grupo horario 2, zona horaria 3,4,5 puede abrir la puerta en cualquier hora del grupo horario 2, y zonas horarias 3,4, y 5
La flecha azul hacia abajo se utiliza apara asignar un grupo al trabajador, mientras que la flecha color verde se utiliza para asignar una zona horaria.
El icono del ordenador con la cruz se utiliza para borrar el trabajador. Básicamente necesitas marcar el trabajador primero antes de hacer una asignación o borrarlo.
El sistema te permite hacer varias selecciones. Cualquier asignación o borrado será efectivo para los trabajadores seleccionados.
Cuando marcas en el árbol “Employee”, puedes seleccionar o borrar todos los trabajadores. De manera similar a las funciones anteriores debes hacer clic en el botón “Write Device” para guardar en el control de accesos los cambios realizados.
Si quieres comprobar la configuración del dispositivo puedes utilizar el botón “Read Device” para leer la configuración registrada en el control de accesos desde el Software.
Hora coincidir
En total puedes hacer 10 coincidencias de horarios. Cada coincidencia puede tener un máximo de 3 grupos horarios. Cuando una coincidencia horaria tiene 2 grupos quiere decir que cualquier miembro de cada grupo debe fichar juntos para acceder.
Si una coincidencia en el tiempo tiene 3 grupos horarios quiere decir que 3 trabajadores deben fichar juntos para poder acceder.
Cada coincidencia permite abrir una puerta basada en configuración horaria.
Pulsa de nuevo la flecha izquierda para añadir el grupo o la derecha para borrarlo. Al finalizar pulsa “Write Device” para guardar los cambios en el dispositivo y “Read Device” si quieres comprobar los datos guardados en el control de accesos.
Para la coincidencia de tiempo debemos tener el cuenta el horario de cada miembro. Por ejemplo tomando como ejemplo el usuario 2 y 3
- Usuario 2 Grupo 2 Grupo horario 2. De Lunes a Sábado 09:00 a 12:00
- Usuario 3 Grupo 3 Grupo horario 3. Lunes a Sábado de 13:00 a 22:00
De esta forma hemos configurado los grupos horarios 2 y 3.
El usuario 2 pude acceder de 09:00 a 12:00 independientemente. Usuario 3 necesita fichar 2 veces para acceder.
Durante el horario de 13:00 a 23:59 ocurre lo contrario. Usuario 3 puede acceder independiente, pero usuario 2 necesita la presencia del usuario 3.
Durante el horario 12:30 a 13:00 ninguno de ellos puede acceder.
Este tipo de configuración se utiliza para combinar la presencia de un administrador y un trabajador.
El usuario 2 solo puede acceder en el horario normal oficina
- Usuario administrador Zona horaria: Todo el día
- Usuario 2. Lunes a Viernes 08:00 a 19:00
En este caso el usuario 2 solo puede acceder de lunes a Viernes de 08:00 a 19:00. Fuera de este horario solo puede acceder con la presencia del administrador, mientas el administrador puede acceder durante todo el tiempo.
En el modelo FP50U por un diseño del producto no permite la cuarta opción.
Configuración días laborables en software control horario laboral
Desde el menú Vacaciones se identifican las fechas festivas cuando los trabajadores no necesitan acudir al trabajo. Tales fechas suelen ser Domingos u otros días que pueden variar según el tipo empresa donde se instale el control de horarios laboral.
Pulsa sobre el icono para acceder a la siguiente configuración.
Para añadir una festividad al calendario haz clic en el botón “Agregar vacaciones”
Introduce en el apartado “Año” y “Nombre” el la festividad.
Haz clic en Listo para finalizar
Tras escribir la fecha necesitas añadir detalles sobre la festividad
Aparecerá una ventana donde puedes escribir el rango festividad, por ejemplo vacaciones de navidad, semana santa o de verano.
Escribe , “Inicio Fecha”, “Fin Fecha” y el nombre de la festividad en “Vacaciones Nombre”. Haz clic en “Listo” para confirmar y marcar los días como festivos.
Si ocurre algún error al añadir las fechas puedes modificar o borrar los registros creados.
Asistente creación festivos programa horario laboral
Mediante botón “Rápido Setup” dispones un asistente que te ayudará paso a paso a configurar días no laborables como Domingos y otros festivos.
Aparecerá un cuadro con el cual puedes introducir varios valores
Marca la casilla “Todos Domingos” para configurar todos los Domingos como no laborables.
Además si lo prefieres puedes seleccionar “Personalizar” para establecer otro día como no laborable.
Haz clic en “Intercambiar” para configurar otros días como no laborables fin de semana.
Clic en “Listo” para continuar y el sistema generará los días de vacaciones en el año completo seleccionado.
Configuración fechas vacaciones
Tras definir los días festivos, debes seleccionar las vacaciones de los trabajadores.
Para configurar los días festivo haz clic en el icono “Vacaciones Asignación”
Desde la pantalla de vacaciones puedes asignar los días de vacaciones previamente configurados para uno o varios trabajadores. La asignación puede realizarse de manera individual o por departamentos.
En el cuadro de la izquierda color rojo puedes seleccionar los trabajadores o bien de manera individual o por departamentos de la empresa. Con la casilla superior “Mostrar Resignados” aparecerán los trabajadores de baja.
Desde el cuadro izquierdo en color amarillo, puedes seleccionar los periodos vacacionales asignados.
Mediante las flechas color verde y azul puedes asignar el periodo vacacional necesario a cada trabajador.
Ajuste hora entrada y salida según día de la semana
Esta opción tiene relación con los turnos de entrada y salida en unas fechas.
Se puede configurar la hora de entrada a las 09:00 y salida a las 18:00 en un día, o por ejemplo en un Sábado hora de entrada a las 09:00 y salida a las 13:00 representando medio día.
Para acceder a la configuración haz clic en el icono “Marca Administración”
Crear marcas para control entrada y salida del trabajo
Haz clic en el botón superior “Nuevo Marca” para crear un nuevo horario.
Aparecerá una ventana para introducir la información. El primer campo es el número que identificará el horario creado. Introduce el número de horario (Orden Número) y un nombre identificativo. Si no se introduce un nombre se creará el nombre por defecto.
Para finalizar introduce cualquier nota o aclaración pueda servirte para identificar este turno de trabajo.
Para añadir más detalles sobre el horario en un turno selecciona el horario del listado y pulsa sobre “Agregar Detalle”
Aparecerá una ventana sobre la cual debes introducir manualmente la hora de entrada y de salida.
- De manera obligatoria debes introducir la hora de entada y salida.
- Puedes configurar otros parámetros como permitir entrar o salir más tarde, o más temprano.
- Si lo necesitas puedes establecer una hora de comida dentro del horario laboral
En el resumen de la parte final aparecerá el tiempo trabajado calculando la hora de salida con la de entrada y descontando el tiempo de la comida.
Necesito Marca
Puede ajustarse la hora de entrada y salida para ser obligatorio o no fichar. Si no marcas la casilla “Necesito Marca” quiere decir el trabajado no necesita fichar. El sistema asignará la hora según el grupo asignado al trabajador. Por ejemplo el sistema puede asignar siempre la misma hora de entrada a las 08:00 aunque no registre el acceso.
Más temprano entrada
Al acceder mediante una hora también puedes configurar cuanto tiempo antes se puede acceder como límite. El sistema comenzará a contar hacia atrás el tiempo configurado. Si se accede antes de esta hora será ignorado. Por ejemplo si se asigna una hora de acceso previa hasta 08:00 si podrá acceder a las 08:00 o después pero no a las 07:59.
Más tarde salida
El funcionamiento de esta función es similar a la anterior pero sobre la hora de salida. El sistema ignorará las salidas posteriores a esta hora asignada.
Cuenta tarde llegada
Mediante esta opción se contabilizarán las llegadas tarde al trabajo. Puedes seleccionar contar o no el numero de veces se llega tarde al trabajo, evitando mostrar un aviso si se llega tarde al trabajo.El sistema mostrará la hora de entrada, pero la columna de llegada tarde al trabajo aparecerá en blanco.
Cuenta temprano salida
De manera similar a contar las veces se entra tarde al trabajo, mediante esta función se puede contar si se sale antes del trabajo. Si seleccionar no comprobar este parámetro el sistema no contabilizará las salidas antes de la hora de salida. Aparecerá una columna en blanco en los informes horarios.
Más temprano entrada
Permite un intervalo de tiempo para llegar tarde sin que se contabilice como una llegada tarde. Por ejemplo se puede crear un periodo de 15 minutos permitiendo al trabajador con una hora sobre 09:00, que llegue sobre las 9:15 o antes y no se cuente este día como llegar tarde al trabajo. En cambio se tendrá en cuenta como una llegad tarde a partir de las 9:16
Permitir temprano salida
De manera similar a la función de llegada tarde, en esta nueva función permite salir antes de tiempo sin que se tenga en cuenta como una salida antes de tiempo.
Temprano entrada = HE
Con esta función se contabiliza el tiempo llegado antes al trabajo como tiempo extra. Por ejemplo sobre una hora de entrada las 09:00, y una hora de corte 08:30, si el trabajador llega a trabajar a las 08:10 se tendrá en cuenta como 20 minutos extra, es decir el periodo de tiempo desde la hora de corte, no desde la hora de entrada que sería 50 minutos.
Tarde Salida = HE
De manera similar a la hora antes de entrada contabiliza el tiempo después del trabajo hasta una hora como extra.
Break Hora
Hora para la comida no contabilizada como horario de trabajo.
Mid Time
La hora media se calcula entre la hora de llegada y salida para calcular la hora de almuerzo automáticamente. El informe mostrará la hora de salir de almorzar y de entada, siendo el hora por defecto a mitad de la jornada. También es posible modificar esta hora manualmente.
Work Hora
El tiempo de trabajo se calcula con la diferencia entre la hora de salida y de entrada. En algunos casos puede ser necesario descontar la hora de almuerzo. Para ello puedes introducir la tiempo necesario de almuerzo para descontar este tiempo de la jornada laboral. En este caso el informe mostrará la jornada laboral sin contabilizar el tiempo de almuerzo.
Asistente para creación turnos trabajo
Dispones un botón llamado Plantilla que puede ayudarte a crear turnos de trabajo rápidamente con un asistente.
Haz clic en uno de ellos y en Seleccionar para elegir un ejemplo y generar los turnos de acuerdo a la configuración mejor se ajuste a tu caso. A partir de este momento solo necesitas ajustar la hora de entrada, salida o cualquier argumento que necesites.
Configuración turnos trabajo
Después de elegir el turno mejor se adapte a tu jornada laboral puedes ajustar los parámetros en cada día, semana, mes o año.
Como añadir un turno de trabajo basado en una semana
Accede al icono“Marca Modelo”
Selecciona “Semanalmente” y pulsa en “Nuevo modelo” para crear una nueva plantilla
Escribe el nombre para la nueva plantilla vamos a crear.
Selecciona los horarios y haz clic en Agregar
Indica fecha inicial y pulsa “Listo”.
Selecciona horario en “Marca Nombre” para asignarlo a un día específico y pulsa en icono V
Pulsa en “OK” para continuar.
El horario se asignará al día indicado.
Puedes repetir los pasos con el horario necesites en cada día de trabajo.
Ten en cuenta si el horario en el siguiente día de trabajo es el mismo del anterior el sistema automáticamente creará este horario basado en el día anterior.
En el siguiente ejemplo el horario de trabajo sería de lunes a viernes 09:00 a 18:00 y Sábado 09:00 a 13:00
El domingo se ignora por ser una festividad pública
Haz clic en “Cerrar” para salir de la configuración.
Asignar horarios a trabajadores en software control horario laboral
Después de crear los horarios de trabajo, el administrador puede asignar estos horarios a los trabajadores.
Los trabajadores sin horarios asignados no se mostrarán registros de asistencia en los informes.
Asignar horario a trabajadores
Accede al acceso directo “Marca asignación”
Puedes asignar el horario de manera individual a trabajadores o por grupos. Para ello selecciona “Grupo asignación” para asignar horario
Haz clic en “Seleccionar Personal” para elegir los trabajadores
Clic en “Clic acá seleccionar Dept.”, para seleccionar un departamento donde están los trabajadores
Pon una cruz en los trabajadores seleccionados o haz doble clic sobre ellos. Si prefieres seleccionar todos señala con el ratón, pulsa botón derecho y “Seleccionar Todos” y pulsa en “Listo” al finalizar.
Señala en desplegable “Marca Modelo” para asignar horario y a continuación la fecha inicial y final desde “Inicio Fecha” y “Fin Fecha” o marca la casilla “No fin Fecha” si no existe una fecha prevista fin horario. Por defecto la configuración no tiene asignada una fecha final.
Desmarca casilla de fecha final “No Fin Fecha” si existe una fecha especifica de final acceso y pulsa “OK” para finalizar.
Los horarios de trabajo seleccionados serán asignados a los trabajadores en el periodo indicado. Haz clic en “Cancelar” para regresar sin guardar los datos en “Listo” para guardar los datos.
Modificar o borrar un horario de trabajo
Accede a “Marca Asignación” y a continuación pulsa en “Click aca seleccionar Dept”
Selecciona un trabajador posee este horario y a continuación el horario el cual necesitas borrar o modificar.
Haz clic en “Borrar” o “Modificar” para realizar la acción necesites sobre los horarios.
Parámetros configuración asistencia laboral
Según cada turno de trabajo puedes configurar parámetros relacionados con su acceso. Por ejemplo puedes configurar si se permite descontar el tiempo se llega antes de trabajar para poder salir antes. O si se marcará el no fichar como una ausencia.
Pincha en el acceso directo “Análisis” para acceder a esta función
Pulsa sobre “Análisis Parámetros” para configurar reglas del análisis
- Asistencia reglas: El valor por defecto es “Ignorar Entrada / Salida”, no recomendamos modificar este parámetro.
- Work Hora Minimum Unidad: Configura la unidad mínima de trabajo, por defecto 1 minuto.
- Ausente Hora Minimum Unidad: Unidad mínima de tiempo ausente (entada tarde o salida temprano)
- Inválido Marca Como Ausencia: Si no se obtiene la hora de entrada o salida se marcará como una ausencia.
- Coincidir Entrada Salida Registros According Para Marca Definición: Una vez esta opción se ha activado el sistema buscará los registros de “Llegada temprana” y “Salida tarde”
Haz clic en “Guardar” para guardar los cambios y salir.
Informe asistencia laboral
Desde este informe podrás mostrar informes de los trabajadores con su hora de entrada, salida y si ha tenido algún retraso durante las fechas seleccionadas.
Accede a la función desde el acceso directo “Asistencia Detalle Reporte”
Puedes ver el análisis por departamento pulsando en “Por Dept”
O si prefieres realizar el análisis por trabajador selecciona “Por Personal” y selecciona trabajador “Seleccionar Personal”.
Desde la parte derecha selecciona fecha inicial y final, además de otros parámetros como el formato de hora o si quieres mostrar en el informe las horas extra.
Pulsa en “Vista Anticipada” para comenzar el análisis.
Espera hasta la barra de progreso alcance el 100% y se genere el informe completo.
Mostrar horarios acceso trabajadores
Desde este modelo de informe puedes obtener información de los trabajadores seleccionados y su horario de asistencia. Esta información podrás exportarla a formato EXCELL para poder manipularla.
Accede a “Reporte” y selecciona “Columna Marca Reporte”
Haz clic en “Seleccionar Dept.” o ”Seleccionar Personal” para mostrar los informes por departamento o por trabajador
Selecciona la hora inicial, final y pulsa sobre “Búsqueda” para comenzar el proceso.
El listado de los registros se mostrarán de la siguiente forma.
Haz clic en “Vista anticipada” para mostrar una vista previa, o haz clic en “Imprimir”
Hacer clic en “Excel” exportará el informe en formato Excel. Ten en cuenta para exportar en este formato es necesario tener Microsoft Excel instalado.
Informe de asistencia diario
Accede a “Reporte” y haz clic en “Asistencia Detalle Reporte”
Haz clic en “Por Dept.” o bien “Por Personal” para seleccionar departamento o trabajador.
Selecciona la fecha inicial y final para el informe
Haz clic en “Vista anticipada” para mostrar una vista previa del informe. Pulsa en “Imprimir” para imprimir el informe, o sobre “Excel” para exportar el informe.
Recuerda tener instalado Microsoft Excel para poder exportar en este formato el informe.
Control accesos por periodos de tiempo
En lugar de asignar los horarios a los trabajadores por días, el usuario puede asignar los horarios en fechas en concretas. Este tipo de funcionalidad es muy útil para asignar a trabajadores horarios en función de un contrato temporal de trabajo. Así puedes configurar a los trabajadores asignados el horario en el cual podrán acceder.
Este tipo de horario tiene la máxima prioridad en el sistema. Si un turno de trabajo de este tipo se asigna en un trabajador o día tendrá mayor relevancia sobre cualquier festividad.
Añadir turno temporal
Accede a “Asistencia Administración” y a continuación “Temp Marca Administración”
Pulsa sobre “Click Aca Seleccionar Dept” y selecciona uno de los departamentos de la empresa.
Selecciona trabajadores y haz clic en “Agregar”.
Selecciona horario para aplicar sobre trabajador
Especifica la fecha inicial y final y pulsa en “Listo” para guardar.
El turno temporal será asignado y visible en pantalla.
Control de ausencias
Desde esta configuración puedes manejar todos los registros de ausencias en los trabajadores.
Este tipo de bajas pueden ser Vacaciones, baja por enfermedad, etc».. Además permite otro tipo de registros especiales como Reuniones con clientes, Viajes de negocios,… etc
Definir razón absentismo laboral
El programa ya incluye algunos valores de los motivos de baja laboral. Aunque desde esta configuración puedes crear nuevos motivos de la baja según el tipo de empresa al cual vaya destinado su uso.
Accede a «Asistencia Administración”y haz clic en “On Permiso Administración”
Haz clic en “On Permiso Razón”
Haz clic en “Agregar” para añadir nueva razón absentismo. Introduce todas la información necesaria y haz clic en “Guardar”
Haz clic en “Close” para salir una vez dado de alta el motivo
Añadir manualmente registro ausencia laboral en trabajador
Una vez configurados los diferentes motivos por los cuales pueda ocurrir una baja, desde este apartado puedes asignar estos motivos a un trabajador en caso de ausencia
Accede a “Asistencia Administración” y selecciona “On Permiso Administración”
Haz clic para seleccionar el departamento
Selecciona trabajador del departamento y haz clic sobre “Agregar” para asignar la baja con el motivo creado previamente.
En el desplegable “On Permiso Razón” selecciona el motivo de la ausencia e indica la fecha, hora inicial así como y la final .
Durante el periodo de ausencia ya sea por medio día o un par de días el administrador puede especificar si es necesario fichar o no. Si no ficha en el sistema creará la hora inicial y final a partir de la hora configurada de entrada y salida.
Clock Entrada Requerido: El trabajado debe fichar para entrar al marcar esta casilla
En la parte inferior especifica el número de días que la baja necesita. Permitiendo números enteros o decimales como 0.5
Haz clic en “Listo” para guardar el registro de la ausencia que se mostrará en pantalla.
Asignar registros ausencia por lotes trabajadores
Mediante esta función puedes asignar manualmente a un grupo de trabajadores el motivo de su baja.
Accede a “Asistencia Administración” y selecciona “On Permiso Administración”. Haz clic en “Grupo Asignación”
Desde “Seleccionar Personal” puedes elegir a los trabajadores a través un departamento
Pincha sobre “Click Aca Seleccionar Dept.” para seleccionar un departamento de la empresa.
Señala del cuadro a todos los trabajadores deseados o pulsa sobre el botón derecho del ratón en un área en blanco y pulsa “Seleccionar Todos” para indicar a todos los trabajadores.
Para finalizar pulsa sobre “Listo”
Tras seleccionar los trabajadores introduce la información necesaria indicada en el punto anterior sobre los valores de la ausencia.
La configuración permite además de seleccionar el motivo de la baja, indicar un periodo en el cual la baja quedará activa, así como una franja horaria.
Haz clic en “Listo” para guardar los datos guardados o sobre “Cancelar” para salir
Ajustes manuales registros asistencia
Si el trabajador no ha fichado para entrar o salir por diferentes motivos, el sistema no podrá generar un informe con las horas de entrada o salida del trabajo.
Añadir registro fichar
Antes de añadir un registro debes definir el campo “Básico Información” desde “Personal Administración”. Desde donde puedes comprobar los diferentes motivos en los cuales dejar registrado la razón de no fichar.
Selecciona “Manual Ajuste Razón”
Haz clic en “Add” para añadir nueva razón como “Olvido fichar” “Tarjeta olvidada” o “Tarjeta dañada”. Una vez añadidos los posibles motivos haz clic en “Guardar” para guardar los cambios o “Cerrar” para salir sin guardar
Una vez registrado el motivo del olvido fichar, accede “Asistencia Administración” y “Manual Ajuste”.
Selecciona trabajador y haz clic sobre “Agregar”
Especifica los valores fecha y hora en el registro quieres crear.
Selecciona el motivo de no haber fichado ajuste desde “Ajuste Razón” y haz clic en “Listo” para guardar el nuevo registro.
Desde la misma pantalla puedes asignar el mismo trabajador manualmente varias horas de entrada o salida.
Comprobar datos sin fichar
Manualmente puedes comprobar los registros en los cuales se ha modificado la marca de entrada o salida manualmente.
Accede a “Asistencia Administración” y a continuación “Columna Marca Registros” para consultar los registros creados de entrada o salida.
Selecciona los trabajadores para realizar el informe
Selecciona los trabajadores y especifica la fecha inicial y final para consultar el informe. Todos los registros de fichar en este periodo se mostrarán en la parte inferior
Historial del sistema
Desde el apartado “Sistema Logueo” puedes ver todos los registros de entrada y salida al programa de control acceso horarios.
Herramientas del sistema
Mediante estas opciones puedes configurar la ruta de grabación y otros parámetros del software. Como la organización de base de datos, Idioma, Rutas,…
Al pulsar sobre el botón aparecerá el cuadro siguiente con pestañas en la parte superior.
Configuración rutas
Desde esta configuración puedes definir la localización de diferentes carpetas como base de datos, copia de seguridad y fotografías en el software control laboral.
La carpeta de fotografías se utiliza para almacenar la imagen de cada trabajador. Copia seguridad almacena una copia de los datos. La carpeta de la base de datos se utiliza para almacenar los base de datos (imsds.mdb) y la base de datos del sistema (system.mdw)
Copia seguridad base de datos
Se utiliza para realizar una copia de seguridad de los datos en otro lugar. Permitiendo copiar esta información en otro disco duro / memoria externa para tener una copia de seguridad de estos datos.
El nombre por defecto del fichero aparecerá en el cuadro de diálogo. Si confirmas el nombre y ruta es correcta pulsa en el botón “Guardar” para comenzar el proceso. La ruta por defecto será la misma
donde se instale el software. Una vez se finalice el proceso puedes copiar el fichero a otra unidad más segura.
Para restaurar la base de datos necesitas realizarlo desde el entrono. Es suficiente copiar el fichero imsdb_aaaammdd.mdb a la ruta del sistema y cambiar el nombre a imsdb.mdb.
Comprueba el fichero de la base de datos “System.mdw” debe estar presente en el mismo directorio que “imsdb.mdb” ya que de lo contrario no podrá acceder a la base de datos.
Reconstruir índice base de datos
La base de datos se utiliza para indexar los registros y obtener la información de una forma más rápida. Sin esta table de índices la búsqueda de registros llevaría más tiempo.
Por esta razón reorganizar el índice de la base de datos aumentará la búsqueda de los registros
Compactar base de datos
La base de datos puede fragmentarse por el uso normal de añadir y borrar registros.
Compactar la base de datos hará toda la información permanezca unida y el acceso a los datos sea más rápido.
Borrar registros antiguos
Con el uso diario los registros en el sistema se acumularán haciendo aumentar el tamaño de la base de datos. Este tamaño puede ser muy grande y con datos en ocasiones no son relevantes. Mediante esta opción puedes eliminar los antiguos registros para reducir el tamaño de la base de datos e incrementar su velocidad de funcionamiento.
Al seleccionar esta función una ventana preguntará por la fecha de eliminación. Esta fecha no puede ser menor de 120 días, de esta forma solo permitiendo borrar registros con un mínimo de 4 meses.
Haz clic en el botón “Borrar Registros” para borrar todos los registros anteriores a la fecha indicada.
Al pulsar sobre “Si” se confirmará la eliminación.
Si no deseas borrar los registros pulsa sobre “Cerrar” para salir
Exportar registros asistencia laboral
Mediante esta función puedes exportar los registros de asistencia a un fichero de texto o una base de datos. De esta forma los registros pueden procesarse mediante otro sistema. Por ejemplo se puede exportar a un software genere las nóminas en función de las horas realizadas por los trabajadores.
En este proceso se consultará si quieres seleccionar todos los registros o introducir un rango de fechas para la exportación. También necesitar indicar si deseas un formato de texto o base de datos en el fichero creado. Una vez introducido estos parámetros puedes pulsar sobre el botón “Empezar”
Para completar el proceso selecciona el nombre y carpeta donde se creará el fichero.
Una vez exportado el fichero podrás tratarlo desde otra aplicación compatible.
Importar trabajadores
Esta función permite importar los datos de trabajadores desde un fichero Excell.
En ocasiones las empresas poseen un listado de los trabajadores en este formato y de esta forma te facilita introducir los datos de los trabajadores en el software.
En la ventana puedes ver el formato del fichero Excell haciendo clic en el botón “Sample”.
Para importar el fichero una vez confirmes los datos de la vista previa son correctos haz clic en el botón “Importar”
Preguntas frecuentes software horario laboral
No puedo ver un nuevo departamento tras haberlo añadido
Haz clic en el botón “Actualizar” de la parte superior derecha.
Después de pulsar sobre el botón debe aparecer este nuevo departamento
No puedo abrir Software control horarios
Si al ejecutar el software aparece un error “Class not registerd” el módulo se desconectará de Windows sin permitir su uso.
Accede a la carpeta del programa en “C:\Ams” aparecerán varios carpetas con el nombre api_XXXX.
Entra en estar carpetas y ejecuta el fichero por lotes reg.bat de cada uno ellas.
como o donde lo descargo?
Hola
este software se incluye con los productos control de accesos de la página web